Med tanke på att så många evenemang har blivit uppskjutna till senare i år, fick det mig att tänka på de många vinterevenemang jag byggde under mina 11 år som ägare av ett tältuthyrningsföretag.
När jag minns tillbaka så var höst- och vinterevent de mest magiska och minnesvärda. Jag fann att de människor som valde att ha sitt bröllop eller fest på vintern tenderade att vara mer fantasifulla, kreativa och... vissa skulle kanske säga... modigare än de som valde det "säkrare" alternativet våren, sommaren eller hösten. De tenderade också att vara mer övertygande. Att övertyga familj och vänner att dyka upp på en fest mitt i vintern, i ett tält, på en åker, i mörkret är ingen liten bedrift!
På samma sätt, mer än någon annan tid på året, tenderade vinterkunder att ha mer förtroende och litade på mig att få allting precis rätt. Och helt rätt har de. Utan tvekan är marginalen för fel större på vintern än under de ljusare, varmare månaderna. Men resultatet kan vara och var spektakulärt!
Nedan finns en lista över saker jag alltid övade inför vinterhändelser. För er som kanske vill ha några tips när ni planerar vinterhändelser, hoppas jag att denna lista är till hjälp. Om det finns något specifikt, eller något annat jag kan ge råd om angående vinterhändelser, tveka inte att kontakta mig.
Det är svårt för mig att föreställa mig hur mycket samlad erfarenhet det finns bland vår ANTA-medlemmar. Om någon vill dela med sig av erfarenheter eller tips på ANTA Facebook-forumet, är jag säker på att det skulle vara mycket välkommet.
Bästa hälsningar,
Ed.
VD, Tentipi UK, USA & Australien.
Uppfyll kundens förväntningar
Det mesta av evenemanget kommer att vara i mörker. Dagsljus kommer att vara knapphändigt och det kommer förmodligen vara kallt. Så det kommer inte finnas några tältsidor uppfällda, inga höbalar på ängen, ingen utomhusdans eller grillning av gris och definitivt inga fristående stångsatser utan tältduk! Förklara istället glädjen av att alla är tillsammans inne i tältkåtan. Det kan låta konstigt, men ibland uttryckte kunder besvikelse över att deras evenemang förstördes något av gäster som låg utsträckta på en äng eller gräsmatta under ett sommarbröllop. Det är den påtvingade samhörigheten som gör ett vinterbröllop så speciellt (med beaktande av regler för social distansering).
Låt dig inte övertygas att sätta upp dina tält på en olämplig plats
Ofta har kunden en idé om var de vill ha tältkåtorna utan att tänka på praktiska aspekter under vintern. Du måste råda kunden och få det sista ordet, även om det inte är vad de hade planerat. De kommer att tacka dig för det efteråt!
- Undvik utsatta platser. Vindarna tenderar att vara mer frekventa och kraftfulla på vintern. En plats som är skyddad i en dal, nära byggnader eller träd kommer att göra hela skillnaden.
- Undvik långa promenader över gräs till tältkåtorna. Försök att placera dem så nära en stig eller parkering som möjligt. Marken kommer nästan säkert vara fuktigare på vintern än på sommaren.
- Kolla marken. Om den ser ut att vara mottaglig för väta, så är den förmodligen det. Om marken är mättad, använd fler och längre spikar och markankare än du normalt skulle göra.
- Överväg en plats på hårt underlag och förankra den med BallastFlexTM. Vår BallastFlexTM är en fullständigt ingenjörsmässigt och bevisad ballastlösning. Kontakta oss om du vill veta mer.
Bli kompis med de andra leverantörerna
De flesta cateringföretag, leverantörer av elgeneratorer, toalettentreprenörer och liknande är inte heller vana vid vinterarrangemang. Så en väl samordnad planering och genomförande är ovärderlig. För en kund är det också en enorm självförtroendehöjare att se detta.
Ge mer tid för din byggprocess
Dagarna kommer att vara betydligt kortare än på sommaren, så planera att vara på plats vid gryningen och var beredd på att avsluta ditt bygge i mörkret. En sommarbyggnation som tar en dag kan mycket väl ta dig två dagar på vintern.
Trägolv är det som gäller
Jag gjorde bara ett vinterevenemang (det var mitt första) utan hårt golv. Vi kom undan med det (nätt och jämt) men jag lovade mig själv, aldrig igen. Ett trägolv tillför mycket kostnad, men enligt min åsikt är det nödvändigt för vinterevenemang.
- Vi kan erbjuda mycket råd om att skapa ditt eget hårda golv, så fråga gärna om du vill veta mer.
- Om du kan, lägg hårt golv på alla gångvägar till och från tipisarna. Om du inte kan göra det, bör du åtminstone täcka det med vattentät duk under mattorna.
Se till att ha mer uppvärmning än du tror att du behöver
Du kommer inte att bli tackad om gästerna fryser. Som en regel skulle jag använda minst en 50 kW värmare per Stratus 72 och/eller Cirrus 40. Arcotherm EC55 var min favoritvärmare.
- Om du tillhandahåller ett cateringtält, glöm inte att värma upp det också. Cateringpersonalen kommer att älska dig för det.
- Skapa dragstopp. Rullad jute där marken möter förstärkningskanten på tältkåtan gör en stor skillnad för tältets värme.
- Undvik att placera gästplatser nära ingångar/utgångar. Även om det är varmt och skönt i tältkåtan kommer den som sitter nära en kall dragig utgång att ha en miserabel tid.
- Om du använder dragkedjedörrar för tältets ingångar och utgångar (t.ex. ut till toaletterna) är en gardin av något slag en mycket bra idé.
- Det bästa alternativet för huvudingången och utgången är trädörrar med WallFlexTM och helst med absid eller annex att hänga upp jackor och paraplyer på.
Ha tillräckligt med belysning för utomhusområden
Särskilt för toaletter, gångvägar och parkeringsplatser.
Tillhandahåll en eventföreståndare
Vissa kanske hävdar att detta är oväsentligt (det är definitivt inte under varmare månader), men jag har alltid gjort vinterhändelser med en föreståndare på plats. Det finns alltid något för dem att göra. Fylla på värmare, hålla liv i elden, dra åt remmar, säkra lösa spikar... listan fortsätter. Allt sådant som du inte vill att din kund eller deras gäster ska behöva oroa sig för i mörker och kyla.
Snö
Eskimåer har 50 ord för det, så råden om att hantera snö kan variera. En sak som är säker är behovet av undvika att snö samlas på tältkåtorna. En ensam tältkåta med sidorna nere kommer att vara mycket mindre sårbar än ett antal sammanlänkade Stratus, där de platta taken i länkarna är särskilt utsatta för snöansamling. Om det är mycket snöiga förhållanden finns det inget annat alternativ än att ha någon på plats med en mycket lång (mjukborstad) kvast som kontinuerligt sopar bort snön från tältet. För de flesta lätta snöförhållanden är det generellt tillräckligt att hålla tipin varm inuti (över 10 grader Celsius / 50 grader Fahrenheit) för att smälta snön och förhindra ansamling.
De litar på dig. Om du verkligen inte känner dig tillräckligt självsäker för att genomföra ett vinterarrangemang, säg bara nej. Dina kunder kommer att lita på att du gör allt rätt. De har övertygat sina gäster att lita på dem och på samma sätt måste du vara helt övertygad om att de kan lita på dig.
